Matryca (tablica) Eisenhowera

Matryca (tablica) Eisenhowera. Dzisiaj kilka słów na temat tego cudownego wynalazku, z którego korzystam od jakiegoś czasu. Ten system organizacji zadań postanowiłam zaimplementować do jednego z naszych planerów – dzienny CEO. Dzięki niemu możesz nauczyć się lepiej zarządzać swoim zadaniami i osiągać więcej, odzyskując czas, który wcześniej przeciekał Ci przez palce. Moim zdaniem warto zapoznać się z tą metodą i wypróbować ją przy najbliższej możliwej okazji – najlepiej planując nadchodzący tydzień.

Jeśli nie masz jeszcze plannera, nie szkodzi. Możesz wypróbować tę metodę używając zwykłego zeszytu czy terminarza, z którego korzystasz. Utwórz tabelę 2x2 ( dwa wiersze, dwie kolumny) – taką jak na rysunku wyżej. Jeśli masz planner dzienny CEO,  znajdziesz ją na stronie kończącej tydzień/rozpoczynającej kolejny. Matryca ułatwi Ci zaplanować zadania na cały tydzień i pozwoli uzmysłowić, które z planowanych zadań będą miały kluczowy wpływ na realizację Twoich celów. Matryca pozwala oszczędzić czas i wyrobić nawyk wykonywania tylko tego co istotne.

Moja porada

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z tej metody, w pierwszych tygodniach korzystania z plannera, podczas planowania kolejnego tygodnia wykorzystaj całą stronę, na której znajduje się matryca. Nad tablicą przewidziałam sporo miejsca do notowania, które domyślnie miało służyć do planowania tygodnia, podsumowania poprzedniego lub zapisania notatek). Oczywiście, gdy nabierzesz wprawy, możesz zadania zapisywać bezpośrednio w tablicy. To kwestia wykonania tego ćwiczenia 1-2 razy, aby zmienić sposób myślenia na temat tego co „musisz” zrobić. Później nie potrzebujesz już korzystać z pola nad tablicą.

 

A więc o co w tym wszystkim chodzi? Planując tydzień:

1.   Wypisz nad tablicą zadania,  jakie masz do wykonania/chcesz wykonać w nadchodzącym tygodniu (to musi być WSZYSTKO: sprawy zawodowe, prywatne, nie zależnie czy to spotkanie z prezydentem czy oglądanie serialu).  Możesz również najpierw wypisać cele, a dopiero później zadania potrzebne do ich realizacji.

2.   Gotowe? W takim razie pora je uporządkować. W tym celu skorzystaj z matrycy.


Matryca opiera się na dwóch priorytetach: Ważności i Pilności zadań. 

Zadania Ważne to te, które mają związek z naszymi celami i życiowymi priorytetami. Jeśli dzięki nim zrealizujesz swoje cele, to są ważne.
Pilności nie muszę tłumaczyć, związana jest z czasem, a więc z tym czy coś musi być wykonane natychmiast (pilne) czy może poczekać (nie pilne).

Już teraz możesz obok każdego z zadań postawić literę W – jeśli to zadanie będzie miało wpływ na Twoje życie lub P obok zadań, które muszą być wykonane jak najszybciej. Idźmy dalej.

Wiersze tablicy podzielone są na dwie części WAŻNE/NIEWAŻNE, natomiast kolumny PILNE/NIEPILNE.

1.   Do pola Ważne/Pilne wpisz te zadania, które są bardzo ważne lub muszą być zrobione „na wczoraj”, bo ich nie wykonanie może przynieść dla Ciebie złe w skutkach konsekwencje. Są to rzeczy, które zwykle musisz zrobić w ciągu najpóźniej 24 godzin oraz wszelkie sprawy kryzysowe. Należą do nich ważne telefony, spotkania, naglące zadania na termin. U wielu osób to pole pęka w szwach. Czasami wynika to z tego, że muszą jeszcze popracować nad swoją organizacją czasu, czasami z odkładania spraw „na później” lub sytuacji losowych. Trudno jest całkowicie uniknąć tego typu zadań, ale staraj się tak zarządzać swoim zadaniami w przyszłości, aby w tym polu było ich jak najmniej a najlepiej wcale. To zdecydowanie poprawi Twoją efektywność, a przede wszystkim wyeliminuje stres spowodowany pośpiechem, presją czasu. Bez zadań w tym polu, będziesz żyć dużo spokojniej. Jeśli wcześniej postawiłeś obok zadań znaczek P lub W, to zadania, które mają przypisane obie te literki wędrują do tego pola.

 

2.   Ważne/Niepilne. Chyba najważniejsze pole matrycy. Tutaj planujesz zadania, które są ważne z punktu widzenia Twojego życia, planów zawodowych prywatnych, celów. To są te zadania, które pozwolą Ci dotrzeć tam, dokąd zmierzasz (a nad tym możesz zastanowić się na pierwszych stronach każdego z planerów). Problem z tym polem polega na tym, że możesz od razu wiedzieć, które z zadań w nim umieścisz, ale ponieważ nie ma tutaj presji czasu, możesz mieć ochotę zostawić ich realizację na sam koniec. A jak sam widzisz powinieneś się nimi zająć w drugiej kolejności zaraz po zadaniach z ćwiartki 1 i 3, które w zasadzie wykonujemy trochę równolegle. Ta ćwiartka, to Twój klucz/ster do kierowania swoim życiem. Przykładowe zadanie to np. kurs angielskiego, wybrana aktywność fizyczna dla naszego zdrowia, samopoczucia i wyglądu, zapisanie się na studia, odbycie szkolenia, nauka inwestowania. Te zadania często wymagają systematyczności, więc nie wykluczone,  że znajdą się także w następnych tygodniach. Jeśli możesz obok zadania wpisz nieprzekraczalny termin realizacji – i trzymaj się go.

Pora na pozostałe zadania, bo na pewno coś jeszcze zostało. Zatrzymaj się nad każdym z nich i zadaj sobie pierwsze, ważne pytanie: Czy to doprowadzi mnie do realizacji moich celów? Jeśli tak, to coś przeoczyłeś, więc zastanów się czy umieścić to zadanie w ćwiartce I czy II. Jeśli nie, to zrezygnuj z jego wykonania lub umieść w ćwiartce 3 i zleć komuś innemu.

3.   Nieważne/Pilne. To zadania, które nie są zbyt ważne z punktu widzenia naszych celów, ale „muszą” zostać wykonane jednak nie koniecznie przez nas lub możesz po prostu powiedzieć „Nie”.  Tak wiem, że początkowo będziesz uważać, że „musisz” zrobić coś koniecznie sam/sama  - ale efekty jakie osiągniesz, korzystając z tego systemu zarządzania zadaniami zależą od tego czy jesteś ze sobą szczera/y. Jeśli tak, to zawsze odpowiedz sobie uczciwie na pytanie, czy naprawdę to ja muszę to zrobić?  A drugie ważne pytanie, czy to doprowadzi mnie do realizacji moich celów? Jeśli odpowiedź brzmi NIE, zrezygnuj z jego wykonania lub zleć komuś innemu. Zadania tutaj lądujące zwykle zabierają po prostu bardzo dużo naszego czasu, a zupełnie nie sprawiają, że dzięki nim przybliżamy się do naszych celów. Wykonując je, często realizujesz cele innych osób, nie swoje.  Czyli robisz rzeczy, które to dla nich są ważne.  Dlatego właśnie powinny zostać zlecone komuś innemu – jeśli to oczywiście możliwe. Dla przykładu: Odpowiedź na maila z ofertą innej firmy (jeśli nie jest to coś kluczowego dla naszej działalności), załatwianie spraw, w przypadku których szanse na powodzenie są małe, rachunki.

4.    Niepilne/Nieważne. Pożeracze czasu jak: tv, kolorowe magazyny, telefony do znajomych, imprezy,  YT, FB - jeśli nie wykorzystujesz go do realizacji swoich celów, zakupy i wiele innych spraw. To są po prostu rozrywki i działania, które sprawiają, że „czas przecieka Ci przez palce”, niewiele wnosząc do Twojego życia. Staraj się, aby w tym polu było zawsze jak najmniej zadań. Nie chodzi o to, że rozrywka jest czymś złym. Absolutnie nie. Jasne, że trzeba odpoczywać i się regenerować, ale następnym razem, gdy będziesz planować tego rodzaju zajęcia, zastanów się tylko, czy one naprawdę wnoszą coś do Twojego życia. Jeśli nie, umieść je w czwartej ćwiartce.

Pamiętaj, że to co umieścić w każdym z pól zależy wyłącznie od tego jakie znaczenie temu nadasz. Nie słusznych nie słusznych decyzji. To Twój punkt widzenia i Twoje życie. 


Wykorzystywanie, kopiowanie treści lub jej fragmentów bez zgody ich autora, zabronione ©NORINOMMO 2016

Kategorie:
  • Plannery. Wskazówki
  • planowanie
  • zarządzanie czasem

Autor: Anna