Produktywność Krok po Kroku. Praca w blokach czasowych i grupowanie zadań

CHCESZ BYĆ BARDZIEJ PRODUKTYWNY? 
DZISIAJ KOLEJNA WSKAZÓWKA: 
PRACA W BLOKACH CZASOWYCH I GRUPOWANIE ZADAŃ + MÓJ DOKŁADNY PLAN DNIA.

Wracamy z cyklem wskazówek dotyczących efektywnego działania, które pojawiały się na naszej stronie pod hasłem Zasady efektywności. Od dzisiaj, co dwa tygodnie w poniedziałek znajdziesz na naszej stronie nową wskazówkę z cyklu PRODUKTYWNOŚĆ KROK PO KROKU, która pomoże Ci działać szybciej, łatwiej i produktywniej. To będą drobne, ale ważne kroki na drodze do Twojej maksymalnej produktywności. Produktywność to temat słoń, ale my zaserwujemy go powoli, małymi kęsami. Dwa tygodnie to wystarczający czas, aby nabrać biegłości i wdrożyć daną wskazówkę w swoje życie, a już na pewno zaobserwować pierwsze pozytywne efekty.

Dzisiaj praca w blokach i grupowanie zadań.

Gdy planujesz miesiąc lub tydzień,

1. Najpierw wypisz wszystkie zadania, jakie masz do wykonania, a następnie postaraj się podzielić je na grupy wg podobieństwa. Czyli np. spotkania do spotkań, sprawy do załatwienia na mieście, telefony lub maile, artykuły na bloga, grafiki do SM, zdjęcia, płatności, itd. Chodzi o to, żeby ułożyć w jedną grupę zadania wymagające wykonania przez Ciebie tych samych/bardzo zbliżonych czynności lub tych, które odbywają się w tym samym miejscu. Gdy masz ochotę zjeść muffinkę, to nie pieczesz jednej, tylko raczej przygotowujesz od razu całą blachę, prawda? I tutaj chodzi właśnie o wykonanie podobnych czynności, mówiąc kolokwialnie „za jednym zamachem”. Jeśli te zadania często się powtarzają, to możesz ustalić dla nich np. konkretny dzień w tygodniu, wówczas np. będziesz wiedział, że we wtorek wykonujesz telefony, rozmowy na Skype i wysyłasz oferty do potencjalnych klientów oraz nawiązujesz nowe współprace na LinkedIn. Możesz np. wyznaczyć środę na taki dzień, gdzie co tydzień zajmujesz się wszystkimi czynnościami związanymi z przygotowaniem materiałów do SM czyli np. piszesz tego dnia nowe teksty, przygotowujesz grafiki, wykonujesz zdjęcia (jeśli robisz to osobiście) – ale na czynności typu zdjęcia czy wideo proponuję wybrać konkretny dzień/dni w miesiącu, to zwykle zabiera sporo czasu, czasami wymaga przeorganizowania przestrzeni, rozstawienia sprzętu dlatego warto w ciągu kilku dni zrobić większą ilość zdjęć czy wideo a nie tracić czas na rozkładnie wszystkiego od nowa. Umawiając spotkania, sprawy do załatwienia poza biurem/domem również kieruj się tą zasadą. Jeśli odbywasz takich spotkań sporo, wyznacz jeden/dwa dni w tygodniu, kiedy się tym zajmujesz. Dzięki temu spotkania czy wyjścia nie będą „rozbijały” Ci każdego dnia, a Ty będziesz działać dużo sprawniej.

2. Kiedy zadania są już podzielone zapisz przy każdym z nich ile czasu potrzebujesz na jego wykonanie. Następnie zsumuj tę wartość, aby wiedzieć ile czasu potrzebujesz na wykonanie wszystkich zadań z grupy.

3. Określ przy każdej z grup średni stopień energii/uwagi jaki jest potrzebny z Twojej strony, żeby wykonać znajdujące się w niej zadania. Zadania wymagające ekstremalnego skupienia to np. 5, a te które możesz zrobić nawet wtedy, gdy już totalnie „wypluty” i mało co patrzysz już na oczy np. 1. Ważne, żeby to zapisać, tak jak Ci się wydaje. Później to zweryfikujesz.

4. Zastanów się, w których godzinach w ciągu dnia jesteś maksymalne produktywny, a kiedy nie nadajesz się prawie do niczego. Każdy ma takie momenty zwyżki i spadku energii, warto siebie obserwować. Jeśli na chwilę obecną jeszcze nie wiesz, zacznij od dzisiaj zwracać na to uwagę.


5. Pora określić, kiedy dokładnie wykonasz dane zadania, biorąc pod uwagę bloki czasowe. Odnośnie do bloków, w planerach Norinommo znajdziesz na to specjalne miejsce, ale wystarczy też zwykła kartka papieru. Najpierw określ, w jakich godzinach pracujesz. Następnie podziel dzień pracy na odcinki np. 45 minutowe – 1,5 godzinne. Uwzględnij czas na posiłek i np. na odbieranie maili (postaraj się to robić w wyznaczonych godzinach. Wiem, że to czasami niemożliwe, ale jeśli tylko możesz, wyłącz program pocztowy i korzystaj z niego tylko o wyznaczonych porach i wtedy, gdy wyznaczyłeś sobie od razu czas na to, by się nimi od razu zająć). To ile będą trwały bloki czasowe, zależy tylko od Ciebie od tego jak długo potrafisz skupić uwagę podczas pracy. U mnie zwykle to 2 godziny, a przy bardzo wymagających czynnościach 60 minut. Pamiętaj, aby w planie dania uwzględnić przerwy np. min. 15 minut. Zaznacz bloki, w których osiągasz najwyższy poziom skupienia oraz te, w których jest on najniższy.

Mój standardowy dzień pracy stacjonarnej (czyli takiej, gdzie nie wychodzę na spotkania poza biurem, czy nie biegam cały dzień w załatwianiu różnych spraw „na mieście”, wygląda np.

8.45 – 10:45 (2h)
Przerwa na drugie śniadanie, maile i odpoczynek
11:30 – 12:30 (1h)
12:30-13:15 (45 min.)
Przerwa
13:30 – 14:30 (1h)
14:30 – 15.15 (45 min.)
Przerwa
15:30-16:45 (1,15 min)
16:45-17:00 Plan na kolejny dzień poczta

Wypisz sobie na tej samej kartce również ile i jakich bloków masz do dyspozycji. Ja wiem, że każdego dnia mam do dyspozycji 6 bloków w tym:
2h – 1 blok
1h – 2 bloki
45 minut – 2 bloki
1,15 min – 1 blok

Dzięki temu, gdy wiesz ile masz bloków, ile one trwają oraz ile czasu potrzebujesz na wykonanie danych zadań, szybciej wszystko zaplanujesz.

6. Gdy już wyznaczysz bloki czasowe, możesz umieścić w nich odpowiednie zadania. Kieruj się czasem, jaki potrzebujesz na ich wykonanie a długością bloku oraz tym, aby zadania wymagające maksymalnego skupienia umieścić w blokach, gdzie masz najwięcej energii w ciągu dnia.

7. Gdy przystępujesz do pracy, wyłącz wszystkie rozpraszacze, włącz w telefonie timer na określony w bloku czas i pracuj. Bloki czasowe i włączony timer w pewien sposób podświadomie wymuszają na nas większe skupienie.

Bardzo ważne. Pamiętaj, aby po zakończeniu, każdego z zadań (przynajmniej na początku dopóki nie nabierzesz wprawy), notować ile dokładnie czasu Ci ono zajęło. Pod koniec dnia porównaj wynik z Twoimi początkowymi założeniami i wyciągnij wnioski. Jeśli czas założony i faktyczny są rozbieżne, zapisz tę informację na przyszłość. Przyda Ci się to w następnym razem. 
Zanim nabierzesz wprawy, umieść kartkę z blokami i zaznaczonymi obszarami zwyżki energii i jej spadku w widocznym miejscu i planuj z nią każdy dzień.

Produktywnego tygodnia!


Kategorie:
  • Produktywność Krok po Kroku
  • planowanie

Autor: Anna