PRODUKTYWNOŚĆ KROK PO KROKU. Priorytet czy priorytety? Czy w ogóle są nam potrzebne?


PRIORYTET? A MOŻE PRIORYTETY?
CZY ON/ONE SĄ NAM W OGÓLE POTRZEBNE?
MOŻESZ NIC NIE WIEDZIEĆ O PRODUKTYWNOŚCI, ALE JEŚLI BĘDZIESZ STOSOWAĆ CHOCIAŻ TĘ JEDNĄ RZECZ, TWOJE WYNIKI CIĘ ZASKOCZĄ.


 „Priorytet” to wyraz, który został zapożyczony od łacińskiego Prior (pierwszy), co oznacza przywilej pierwszeństwa w czymś. Z założenia więc nie miał liczby mnogiej.

Dlaczego więc współcześnie mówimy o priorytetach? Wynika to z trybu życia, jaki zwykle prowadzimy. Mamy milion pięćset spraw do załatwienia, a nasze cele są coraz ambitniejsze. Chcemy też osiągać więcej i szybciej. Realizujemy wiele różnych ról. Dlatego wyznaczenie jednej najważniejszej rzeczy na dany dzień często graniczy z cudem, a może po prostu zapomnieliśmy już jak to zrobić i straciliśmy nadzieję, że to możliwe? Czy to dobrze, czy źle, nie będziemy się dzisiaj nad tym rozwodzić. Faktem jest, że współcześnie zwykle przyjęło się stosowanie określenia „priorytety”. Ale jeśli już stosujemy to określenie, pamiętajmy, że nie powinno ich być więcej niż TRZY na dany dzień, a w tym jeden właściwy, nasz Prior, czyli coś, co zrobisz, choćby się waliło i paliło. I to jedna z najważniejszych, kluczowych rzeczy, jeśli chodzi o priorytet/y, a wręcz ośmielamy się twierdzić, że najważniejsza, jeśli chodzi o całą produktywność.

Jest jednak inny problem. Być może sam rozumiesz konieczność wyznaczania priorytetów, ale wierz nam na słowo, że są osoby, które mówią otwarcie, że wyznaczanie priorytetów mają – jakby to napisać w miarę elegancko? – w „poważaniu”. Mówią, że to „głupoty”, że oni nigdy tego nie robią i żyją, że nie mają czasu na pierdoły, „po co to komu” i „zawracanie głowy”. Czy osiągają oni swoje cele? Być może niektórzy tak, ale założymy się, że jeśli nawet, to dzieje się to kosztem zbyt dużej ilości czasu, którego już nigdy nie odzyskają. Jeśli należysz do tego obozu i czujesz, że Cię właśnie wkurzyliśmy, to i tak dobrze, że czytasz ten tekst. Nie zmusimy Cię przecież, żebyś zmienił swoje nawyki, ale spróbuj. Chociaż przez tydzień. Uczciwie. A później powiedz, czy coś zmieniło się w Twoim życiu dzięki tej prostej metodzie. Jeśli nie, punkt dla Ciebie.

Wiemy, że na początku nie będzie łatwo, ale naprawdę warto to robić.


Dzisiaj Krok 7. Każdego dnia wyznaczaj Priorytet, który zostanie zrealizowany choćby się waliło i paliło oraz maksymalnie 2 najważniejsze w kolejności zadania.


Od czego zacząć?

Każdego dnia zwykle stajemy twarzą w twarz z dwoma rodzajami zadań. Pierwsza grupa to te, które już są zaplanowane w naszym terminarzu na daną godzinę (czyli wcześniej ustalone spotkania, telefony, wizyty inne rzeczy, które planujemy wykonać). Tutaj niewiele da się zrobić w momencie, gdy wyznaczyliśmy przedział czasowy i są w to zaangażowane również inne osoby.

Oczywiście prawie zawsze możemy odwołać np. spotkanie, jeśli uznamy, że w sumie nie ma ono sensu i nie poniesiemy z tego tytułu żadnych konsekwencji. Ale dużo ważniejsze jest, żeby w przyszłości, zanim ustalimy jakiś termin/zarezerwujemy w terminarzu czas na określone zadanie, zastanowić się, czy to przybliża nas do realizacji naszych celów. Na tej liście (zwykle jest to harmonogram dnia) może znajdować się nasz priorytet, ale niekoniecznie. Takie zadania zwykle po prostu wykonujemy i już. Na nie masz zielone światło — skoro już zaplanowałeś je wykonać, zrób to. A w przyszłości dwa razy się zastanów, zanim coś powędruje do Twojego harmonogramu dnia.

Druga grupa zadań to te, które planujemy wykonać danego dnia, ale nie ustaliliśmy dla nich jeszcze żadnej godziny.

Przyglądamy się więc zadaniom z obu grup.

Następnie spośród zadań, które masz do wykonania na dany dzień, wyznacz jedno najważniejsze zadanie (PRIORYTET), którego realizacja przybliży Cię do osiągnięcia celu na dany tydzień, czy w danym miesiącu (w zależności od tego, na jakich celach pracujesz— bo pracujesz, prawda?) Takie zadanie, którego realizacja będzie miała wpływ na to, co się stanie w następnym tygodniu, i kolejnych. Pamiętaj, jest to takie zadanie, które decydujesz się wykonać, choćby się waliło i paliło. Pod koniec dnia będziesz mógł je z satysfakcją „odhaczyć”. I pamiętaj, to moment-zasadzka. Bardzo ważny i potrzebna jest tutaj szczerość przed samym sobą. Nie chodzi tutaj o to, żeby jako priorytet  traktować zadanie tylko z racji tego, że wcześniej już zostało wpisane w harmonogram dnia. I tak je przecież wykonasz. Jeśli to faktycznie najważniejsze zadanie i jest już tam zapisane, ok. Jeśli natomiast masz wątpliwości, to zastanów się, czy gdyby nie było już ustalone z góry na jakąś godzinę, to czy nadal uznałbyś je za priorytet.


Wskazówka. Coś, co jest pilne nie musi być – i zwykle nie jest – ISTOTNE. Jedną z cech Twojego priorytetu powinna być jego ISTOTNOŚĆ. Naucz się oddzielać sprawy PILNE od ISTOTNYCH.


Dobrze jest na takie zadanie wybrać np. to, z którego wykonaniem ociągasz się od dłuższego czasu, ale pamiętaj: nie przedkładaj pilności nad ważność. Może to być też inne zadanie, które jest tą  „tłustą ropuchą” z książki „Zjedz tę żabę” B. Tracy, którą trzeba przełknąć. To, co ważne z punktu widzenia Twojej przyszłości ma tutaj priorytet. Masz? Ok.

Następnie wybierz jeszcze dwa inne, najważniejsze w kolejności zadania, które zrealizujesz danego dnia. Tutaj może znaleźć się coś, co jest pilne, ale za każdym razem, gdy wybierasz zadania do realizacji, zastanawiaj się, po co to robisz. Czy to jest istotne/ma sens z punktu widzenia Twoich celów lub wartości?

Chodzi o to, żebyś po wykonaniu tych trzech zadań pod koniec dnia miał poczucie, że jest progres, że zrobiłeś coś, co ma sens i Twoje życie/Twój biznes idą w dobrym kierunku.

Gdy masz już ustalony priorytet i dwa dodatkowe zadania, zastanów się, ile czasu zajmie Ci ich wykonanie, a następnie wyznacz na nie przedziały czasowe. Pamiętaj, najpierw rezerwujesz czas na priorytet.


I co dalej? 

Czy to wszystko? Tak i nie. Wyznaczenie priorytetu i dwóch dodatkowych zadań do wykonania na każdy dzień naprawdę sprawi, że zaczniesz działać dużo produktywniej i staniesz się skuteczniejszy. Zaczniesz realizować więcej zadań naprawdę ważnych dla Twojego życia. Bo nie chodzi o to, żeby robić dużo, ale żeby robić to, co ważne i robić to lepiej. Nauczysz się wybierać rzeczy naprawdę ważne z punktu widzenia Twojej przyszłości. Nasze planery od września będą Ci w tym asystować, ale sprawdź tę metodę już dzisiaj, nie zwlekaj.   

Na koniec możesz dopisać na liście zadań do wykonania na dany dzień pozostałe rzeczy, które zrobisz, jeśli starczy Ci czasu i energii. Ale już bez presji.


Wskazówka. Na każdy tydzień/miesiąc/dzień – w zależności od potrzeby i tego, jak dużo masz takich spraw, możesz zapisywać sobie listę zadań, które my nazywamy „rezerwowymi” — takich, które są nudne, intelektualnie męczące (czyli po prostu, mówiąc potocznie, „głupie”), albo takich, które i może chcesz wykonać, ale dopiero jak znajdziesz „chwilę”. Dobrze mieć taką listę, bo dzięki niej wszystkie takie zadania możemy wykonać w chwilach spadku energii, czyli wtedy, kiedy możemy jeszcze coś zrobić, ale czujemy, że dany moment to nie jest nasz szczyt możliwości intelektualnych. Przykład: maile, zakupy on-line, znalezienie jakichś informacji w sieci, zapłacenie faktur, podpisanie mniej istotnych dokumentów, mniej istotna rozmowa itd.


I wiesz co, podobno wg wielu badań ludzie odnoszący sukcesy finansowe czy realizujący inne SWOJE cele nie są wcale inteligentniejsi ani dużo lepiej wykształceni od tych, którzy mało zarabiają i nie realizują swojego potencjału życiowego. Podstawowa różnica między tymi dwiema grupami polega na tym, że pierwsi zawsze pracują nad najwartościowszymi zadaniami, a drudzy tracą czas, zajmując się drobiazgami czy realizując cele innych osób. Dlaczego to robią? Bo nie chce im się każdego dnia poświęcić chwili na określenie choćby SWOJEGO priorytetu. Jednej rzeczy, która danego dnia może przybliżyć ich do życia, jakiego pragną. Każdego dnia mamy wybór. A świadomość, że ten wybór istnieje, to luksus.



Jeśli masz jakieś swoje patenty na osiąganie celów i realizację priorytetów, daj znać. Chętnie je wypróbujemy. A tym czasem powodzenia i koniecznie wypróbuj tę metodę, jeśli jeszcze tego nie robiłeś.

Jeśli potrzebujesz planerów do samodzielnego druku, które pozwolą Ci rozpisać zadania na miesiące czy tygodnie, albo wyznaczyć cele na ten rok, zajrzyj do naszej zakładki POBIERZ. Mamy dla Ciebie darmowe planery z datami na rok 2019. Pobierz i korzystaj.

Kategorie:
  • Produktywność Krok po Kroku

Autor: Norinommo