Produktywność Krok po Kroku. Trzymaj się planu i spraw, by prawo Parkinsona działało na Twoją korzyść

[Co dwa tygodnie w poniedziałek znajdziesz na naszych stronach nową wskazówkę z cyklu PRODUKTYWNOŚĆ KROK PO KROKU, która pomoże Ci działać szybciej, sprawniej i produktywniej. To są drobne, ale ważne kroki na drodze do Twojej maksymalnej produktywności. Produktywność to temat słoń, ale my serwujemy go powoli, małymi kęsami. Dwa tygodnie to wystarczający czas, aby nabrać biegłości i wdrożyć daną wskazówkę w swoje życie, a już na pewno zaobserwować pierwsze pozytywne efekty.]

DZISIAJ krok 5.: 
Trzymaj się planu. 
Zawsze z góry ustalaj czas zakończenia zadania 
i spraw, by prawo Parkinsona działało na Twoją korzyść.

Przygotowując plan tygodnia a zwłaszcza dnia, staraj się go trzymać. Oczywiście, to zupełnie normalne, że nieraz zdarzy się coś takiego, co sprawi, że będziesz musiał go zmienić. Nieprzewidziane sytuacje, zwłaszcza te losowe, są częścią życia. Dlatego ważne, aby uwzględnić je podczas przygotowywania planu , tworząc tzw. bufory czasowe. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnego stresu i ryzyka, że może on legnąć w gruzach, z powodu jednego wydarzenia. Pomimo świadomości ich istnienia, staraj się tworzyć plan tak, aby był realny do wykonania, a następnie trzymaj się stworzonego harmonogramu. A, że będziesz miał pokusę, żeby zadanie przełożyć na inną porę, to bardzo prawdopodobne.

DLATEGO, CO MOŻESZ ZROBIĆ, ŻEBY TRZYMAĆ SIĘ PLANU?

1. Nie zapisuj zbyt wielu rzeczy do zrobienia na jeden dzień. Będziemy o tym jeszcze pisać w następnych tygodniach. Wybierz np. jedno większe, kluczowe zadanie (Priorytet na dany dzień – w planerach Norninommo zawsze znajdziesz miejsce na jego wyznaczenie) + np. 2-3 mniejsze zadania. Jak to rozpisać, omawialiśmy 2 tygodnie temu we wskazówce nr 4. o blokach czasowych
2. Tworząc plan działania staraj się go ująć w ramy czasowe. Pracuj z planerem lub kalendarzem. Wówczas łatwiej będzie Ci zachować dyscyplinę i uchronić się przed pokusą przełożenia zadania na inny dzień. Jeśli pracujesz z planerem bez harmonogramu dnia, takim jak np. Norinommo PRO, w polu przeznaczonym na zadania, sam określ, o której godzinie zabierzesz się za każde z nich. 
3. Określ ile czasu zajmie Ci wykonanie zadania i tego się trzymaj (patrz: bloki czasowe, wypróbuj minutnik w telefonie).
4. Tworząc plan, pamiętaj o tym, po co chcesz go zrealizować. Jeśli masz tendencję do odkładania spraw, koniecznie zapisz swoje „Dlaczego” i wracaj do niego, zawsze, gdy zaczyna Ci się „nie chcieć”. 
5. Przed rozpoczęciem pracy, usuń ze swojego otoczenia wszelkie rozpraszacze. 
6. Po zakończonej pracy przed wyznaczeniem kolejnych zadań, na następny dzień określ sam przed sobą, na jakim etapie realizacji projektu się znajdujesz i co „udało się” już zrobić. W naszych planerach znajdziesz narzędzie, które Ci to ułatwi. Taka świadomość i pełen obraz sytuacji, daje ogromną motywację, aby następnego dnia nie odpuszczać i trzymać się planu.

PRAWO PARKINSONA. CO ZROBIĆ, ABY CIĘ WSPIERAŁO❓

I teraz jeszcze jedna ważna rzecz: ustalając plan, zawsze z góry ustalaj czas zakończenia danego działania. To wariant konieczny, do tego abyś zrealizował zadanie, ale ma on drobną wadę. Zgodnie z prawem Cyrila Parkinsona (nie mylić z Jamesem Parkinsonem - brytyjskim lekarzem): zaplanowane zadania zabierają nam dokładnie tyle czasu, ile na nie przeznaczymy. 
Nie wiem, czy to kiedyś sprawdzałeś, ale my tego doświadczamy przez cały czas. Jest to lepsze rozwiązanie niż nieokreślenie czasu, bo zgodnie z tym prawem, można by wnioskować, że takie zadania już w ogóle będą się rozciągały w czasie w nieskończoność i będą permanentnie odwlekane. 
Nie jest to jednak opcja optymalna. Jak sobie z tym poradzić i trochę oszukać system?

W ramach eksperymentu: spróbuj wyznaczyć czas, jaki potrzebujesz na wykonanie danego zadania (tylko w miarę realistycznie), a następnie skróć go np. o 20%. I przy takim założeniu następnego dnia przystąp do pracy. Zobacz, co się stanie. Następnym razem możesz znów spróbować skrócić czas o kolejne jednostki. Jeśli ta metoda również w Twoim przypadku zadziała, daj znać.

Na koniec, zawsze zapisuj ile czasu faktycznie zajęło Ci jakieś zadanie, abyś mógł jeszcze realistycznej planować kolejne tygodnie. I jak zwykle, jeśli chcesz coś od siebie dodać, masz jakiś własny TIP na to jak trzymać się wyznaczonego planu, podziel się swoim doświadczeniem. Wszyscy na tym skorzystamy.

Kategorie:
  • Produktywność Krok po Kroku

Autor: Norinommo