Produktywność Krok po Kroku. Jak zmniejszyć swój stres i podnieść produktywność dzięki listom kontrolnym?

Co dwa tygodnie w poniedziałek znajdziesz  na naszych stronach nową wskazówkę z cyklu PRODUKTYWNOŚĆ KROK PO KROKU, która pomoże Ci działać szybciej, sprawniej  i produktywniej. To są drobne, ale ważne kroki na drodze do Twojej maksymalnej produktywności. Produktywność to temat słoń, ale my serwujemy go powoli, małymi kęsami. Dwa tygodnie to wystarczający czas, aby nabrać biegłości i wdrożyć daną wskazówkę w swoje życie, a już na pewno zaobserwować pierwsze pozytywne efekty.

Dzisiaj krok 8.: Pracuj z listami kontrolnymi.



Czym są listy kontrolne oraz po co je tworzyć?  

Listy kontrolne nazywane również z ang. checklistami to potężne narzędzie, gdyż pamięć bywa zawodna, a niektóre błędy mogą nas lub innych wiele kosztować, w tym również życie. Nie warto na niej polegać i bez potrzeby obciążać umysłu pamiętaniem o rzeczach, które po prostu możemy lub wręcz powinniśmy zapisać. 

Checklisty to listy czynności, które pozwolą sprawdzić poprawność wykonywania większego zadania lub które umożliwią realizację jakiegoś celu (np. dobrze przeprowadzona operacja i poprawa dzięki niej stanu zdrowia pacjenta).  

Lista kontrolna - w zależności od jej rodzaju - pilnuje, abyśmy zrobili wszystko co trzeba, w odpowiedniej kolejności lub też pozwala sprawdzić, czy mamy wszystko, czego potrzebujemy, aby wykonać jakieś zadanie. To sposób na obniżenie ryzyka wystąpienia zdarzeń nieporządanych.


Jest niezwykle ważna zwłaszcza tam, gdzie liczy się jakość, gdzie wszystko musi być za każdym razem zrobione dobrze i w powtarzalny sposób. 


Listy kontrolne stosuje się m.in. w szpitalach (a przynajmniej powinno), na pokładzie samolotu, korzystają z nich inżynierowie sprawdzający systemy w elektrowniach atomowych, ale również w sytuacjach ważnych, ale nienoszących ze sobą ryzyka śmierci w przypadku pominięcia jakiejś czynności: lista rzeczy do zabrania na wyjazd służbowy czy wakacje, przepis na jakieś danie, lista czynności, które trzeba wykonać przed oddaniem plików do drukarni, w naszej firmie czynności konieczne przed wydrukowaniem produktów (pierwszy nasz produkt kilka lat temu trafił do druku z błędem na okładce w nazwie marki – trochę nas to kosztowało). Stosuje się je również  w modelach biznesowych opartych na franczyzie oraz w marketingu – np. możemy określić, jakie czynności są za każdym razem wykonywane przed publikacją posta, nagraniem wideo czy kampanią promocyjną. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której za każdym razem od nowa musimy zastanawiać się nad tym co jest do zrobienia. Rodzajem checklisty będzie również comiesięczna lista dokumentów do przygotowania dla księgowości. Przykłady można mnożyć.

Listy kontrolne są więc idealnym i koniecznym rozwiązaniem w różnych prywatnych i biznesowych sytuacjach, abyśmy nie musieli się zastanawiać, czy o czymś nie zapomnieliśmy, albo jak coś zrobić. Specjalne miejsce na takie listy znajdziesz również w naszych planerach.

Pozwalają one zmniejszyć stres, uniknąć błędu wynikającego z rutyny czy zmęczenia, śledzić postępy realizacji określonego zadania czy celu i lepiej szacować czas potrzebny na wykonanie poszczególnych czynności. 

List kontrolne mogą dotyczyć rzeczy, które mamy zrobić, zabrać, dla powtarzalnych sytuacji. Ale również dla sporadycznych.Tutaj również bardzo się przydają, bo dzięki nim nie musimy pamiętać, jak wykonywaliśmy jakąś czynności np. pół roku temu. W Norinommo tworzymy takie listy również dla konkretnych problemów. Gdy mamy jakiś problem i znajdziemy jego rozwiązanie, jest ono rozpisywane na konkretne kroki, tak abyśmy w przyszłości nie musieli przechodzić od nowa całego procesu i wymyślać rozwiązania. Zapamiętanie tego jest często niemożliwe, bo sam dobrze wiesz, że praca przedsiębiorcy w dużej mierze polega na rozwiązywaniu rozmaitych problemów, a one pojawiają się właściwie każdego dnia. Jest to również niemożliwe ze względu na to, że w firmie pracuje kilka osób i pojawiają się nowi pracownicy. Listy kontrolne każdego z nich tworzą bazę rozwiązań dla całej firmy, co podnosi ogólną produktywność.

Listy kontrolne są również bardzo ważne w zarządzaniu np. w sytuacji delegowania danego zadania. Dużo łatwiej jest to zrobić, gdy mamy przygotowaną sprawdzoną i działającą listę kontrolną. Eliminujemy wtedy ryzyko błędu naszego pracownika czy współpracownika. Są one również niezwykle ważne podczas procesu wprowadzania do zespołu nowego pracownika. Jego wdrożenie trwa krócej i jest dużo łatwiejsze, a dla niego samego lista redukuje stres związany z nowym stanowiskiem.


Wskazówka. W zarządzaniu projektami zastosowanie list kontrolnych na etapie realizacji projektu pozwala na szybką ocenę faktycznego etapu realizacji, na którym znajduje się projekt oraz miejsc i przyczyn ewentualnych jego opóźnień.

Jak pracować z listą kontrolną?

  1. Wybierz zadanie i wypisz krok po kroku, jak dokładnie je wykonujesz – tworzysz w ten sposób listę kontrolną, opisując w punktach całą procedurę.
  2. Określ dotychczas popełnione błędy przy wykonywaniu danego zadania, oraz te, które potencjalnie mogą wystąpić. Na podstawie tego uwzględnij na liście odpowiednie kroki, które mogą zapobiec w przyszłości pojawieniu się tych błędów.
  3. Wykonaj zadanie zgodnie z krokami opisanymi na liście. Zrób to kilka razy w odstępach czasowych.  To ważne, bo w między czasie może się okazać, że lista kontrolna będzie wymagała modyfikacji. W związku z tym jeśli chcesz ją zapisać np. w planerze, to początkowo stwórz ją ołówkiem lub zapisz na zwykłej kartce i dopiero po jakimś czasie, gdy zobaczysz, że nic już nie chcesz na niej zmienić, wpisz do planera. Dzięki temu sprawdzisz, czy lista działa tak, jak powinna. Używaj jej i koryguj, aż stanie się idealna.
  4. Przekaż listę innej osobie i sprawdź czy dzięki niej udaje się jej zrealizować dane zadanie jakościowo odpowiadające określonemu przez Ciebie standardowi. Jeśli pojawią się komplikacje, zbadaj powód i popraw czynności na liście.
  5. Jeśli taka lista nie jest bezpośrednio związana z Twoją osobą, deleguj zadania wraz z listą i naucz innych je wykonywać.


Jakie przygotować dobrą listę kontrolną, a czego unikać?

  1. Dobra lista jest krótka i przejrzysta, napisana prostym językiem z po kolei wymienionymi zadaniami. Pamiętaj o tym między innymi wtedy, gdy wiesz, że będą z niej korzystały różne osoby lub jeśli będzie ona przygotowana w języku obcym (tutaj szczególnie skup się na stosowaniu prostych wyrazów).
  2. Każda czynności powinna zostać na niej ujęta w sposób możliwie skondensowany. Nie rozpisuj się. To nie jest powieść. Unikaj długich zdań.
  3. Każdy punkt listy kontrolnej najlepiej rozpoczynać od czasownika, w formie rozkazującej np. Zrób, Sprawdź, Policz itd.
  4. Jeśli lista ma być stosowana w Twojej firmie, a jakiś krok jest szczególnie ważny – dodaj do listy czynność polegającą na pisemnym potwierdzeniu wykonania tego kroku. Z psychologicznego punktu widzenia, jeśli ktoś, np. pracownik, musi się pod czymś podpisać, to z większym prawdopodobieństwem to wykona.
  5. Używaj podpunktów, również wtedy, gdy tworzysz listy rzeczy np. do spakowania. Oddzielanie wyrazów przecinkami jest mało czytelne.
  6. Nie pisz, czego „nie należy” robić, jeśli tylko to możliwe. Napisz, co trzeba zrobić (nie stosuj zaprzeczenia) – chyba, że druga forma będzie dłuższa i może wprowadzić chaos w odbiorze komunikatu.
  7. Pilnuj, by sama lista nie była zbyt długa. Ludzie reagują na takie listy niechęcią.  

W czym tworzyć listy kontrolne?

To nie ma znaczenia. Możesz tworzyć je na papierze, możesz w aplikacjach cyfrowych. Ważne, abyś zawsze wiedział, gdzie taka lista się znajduje i pamiętał o jej sprawdzeniu. Chodzi przecież o jej używanie a nie samo posiadanie. Dlatego staraj się mieć ją pod ręką. W przypadku list o kluczowym znaczeniu dla zdrowia i bezpieczeństwa warto tworzyć je w formie papierowej w kilku kopiach, uwzględniając podpunkty wymagające złożenia podpisu. Powinno je sprawdzać kilka osób. Dobrze, aby znajdowały się w miejscu, w którym cała procedura ma zostać przeprowadzona.

Jeśli chcesz zwiększyć swoją produktywność, to listy kontrolne powinny od dzisiaj stać się Twoim nawykiem, zarówno ich tworzenie, jak i stosowanie, bo poza ich tworzeniem musisz oczywiście z nich korzystać.



Autor: Norinommo